10 نکته برای تدوین استراتژی جانشین پروری اثربخش
اهمیت استراتژی جانشین پروری
تدوین یک استراتژی جانشین پروری اثربخش می‌تواند در مشارکت کارکنان، روحیه و نتیجۀ نهایی شما تفاوت ایجاد کند.
هدف ما به عنوان متخصصان منابع انسانی حفظ و بهینه‌سازی منابع و استعدادهای موجود در شرکت است. با این حال نمی‌توان این نکته را نادیده گرفت که شرایط همواره ممکن است تغییر کند. با تغییر شرایط ممکن است ما مجبور شویم، عذر یکی از کارکنان را بخواهیم. یا ممکن است خود شخص به هر دلیلی بخواهد شرکت را ترک کند. خلا‌ء حاصل از نبود هر یک از کارکنان می‌تواند تهدیدی برای شرکت باشد. با ایجاد یک برنامه جانشین‌پروری مناسب می‌توانیم از الان برای پیشگیری از این مشکلات برنامه‌ریزی کنیم.
استعدادیابی و برنامه ریزی جانشین‌پروری چیست؟
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری یک نوع از استراتژی مدیریت استعداد است. وظیفه این برنامه شناسایی و پرورش استعدادهای کارکنان است. اگر برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به‌درستی انجام شود، می‌تواند برای شرکت از قبل جانشینان بالقوه بسیاری را در شرایط بحرانی آماده کند.
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و مشارکت کارکنان
اکثر کسبوکارهای مدرن به مشارکت کارکنان و تجربه آن‌ها اهمیت بسیاری می‌دهند. کارکنان شما باید درمورد کار خود مشتاق باشند. آن‌ها باید بدانند که بخشی از یک تیم هستند و شرکت برای آن‌ها ارزش قائل است. اگر کارمندان شما سرخورده و بی‌انگیزه باشند تنها برای گذران زمان به شرکت می‌آیند و علاقه‌ای به مشارکت از خود نشان نمی‌دهند. برای این دسته از کارکنان، کار فقط به وسیله‌ای برای دریافت دستمزد تبدیل می‌شود – آن‌ها با احساس رضایت درونی بیگانه هستند.
سازمان‌های حرفه‌ای و عاقل می‌دانند که باید برای رشد کارکنان خود سرمایه‌گذاری کنند. کارکنان باید نسبت به آینده کاری خود در شرکت امیدوار باشند و مدیران هم باید به‌طور دقیق چنین احساسی را در کارکنان خود به‌وجود آورند. استراتژی برنامه‌ریزی جانشین‌پروری راهی عالی برای نشان دادن تعهد یک شرکت به نیروی کار خود است. اما نباید تنها به حرف اکتفا کرد. کارمندان به یک چشم‌انداز و ایده روشن در مورد چگونگی پیشرفت و توسعه در شرکت شما نیاز دارند. این نقطه‌ای است که در آن استعداد و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری اهمیت پیدا می‌کند و مطرح می‌شود.
بیشتر مطالعه کنید: انواع طرح‌های جانشین‌پروری
چرا استراتژی جانشین پروری برای موفقیت کسبوکار مهم است؟
طرح جانشین‌پروری تا آن‌جا که به مشارکت کارکنان باز می‌گردد تصمیمی منطقی به حساب می‌آید، اما مثل هر کار دیگری شما باید به فکر صرفه‌جویی برای انجام آن باشید. برای این کار می‌توانید یک فرایند رسمی طراحی کنید. شما باید تبلیغ برای این کار را از درون شرکت آغاز کنید. کارمندان فعلی شما باید از قبل با فرایندها، ارزش‌ها و فرهنگ حاکم بر شرکت شما آشنا باشند. و از آن‌جایی که شما پیش‌تر با پیشرفت، مهارت‌ها و پتانسیل کارکنان خود از طریق فرایند مربی‌گری درون شرکت آشنا شده‌اید، می‌توانید آماده بازخوردهای احتمالی کارکنان خود باشید.
همچنین تحقیقات نشان داده است که انتخاب جانشین از درون شرکت بهتر از استخدام‌های خارجی است. براساس یکی از تحقیقات انجام‌شده، احتمال آن‌که استخدامی‌های جدید در طی دو سال اول کار خود را رها کنند یا اخراج شوند ۶۱درصد بیشتر از جانشین‌های درون شرکت است. همچنین استخدامی‌های خارجی 21درصد بیشتر از کسانی که درون یک شرکت ترفیع گرفته‌اند، جایگاه خود را داوطلبانه ترک کنند.
نکات استراتژی جانشین پروری
اما چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که استراتژی جانشین‌پروری و برنامه‌ریزی استعداد شما تا حد امکان مؤثر است؟ چگونه می‌توانید کارمندان با پتانسیل بالا را شناسایی کنید و مجموعه‌‌ای از استعدادها را ایجاد کنید که موفقیت شرکت شما را برای چند سال آینده تضمین کنند؟ در زیر 10 نکته را برای اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن فرایند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری آماده کرده‌ایم.
1- به تمامی کارمندان اهمیت بدهید، «نقش‌های کلیدی» را از ذهن خود دور کنید
وقتی به «استراتژی جانشین پروری» فکر می‌کنید، ممکن است پیش از هر چیز راهبران تجاری و تیم مدیران ارشد به ذهن شما خطور می‌کند. اما اولین چیزی که باید در مورد برنامه‌ریزی جانشین‌پروری بدانید این است که چیزی به‌عنوان «نقش کلیدی» وجود خارجی ندارد. همه افراد شاغل در سازمان شما باید به‌عنوان یک «فرد کلیدی» در نظر گرفته شوند. مطمئناً باید به جایگاه‌های راهبری اهمیت بدهید، اما این اشتباه (و در واقع یک ریسک بزرگ) است که فقط بر مدیریت ارشد تمرکز کنید.
یک استراتژی جانشین پروری باید تمامی سازمان را دربر بگیرد. ممکن است بخواهید با نقش‌های راهبری آغاز کنید، اما به‌یاد داشته باشید: طرح جانشین‌پروری در نهایت مانند یک دومینو عمل می‌کند. اگر یک کارمند را جانشین کارمند دیگری کنید، به کارمند سومی نیاز خواهید داشت که به‌جای اولی بنشیند. نکاتی از این دست بدان معنی است که برنامه‌ریزی جانشین‌پروری می‌تواند زمان زیادی از شما ببرد، اما این کار بدون تردید ارزش سرمایه‌گذاری در بلندمدت را دارد.
قابلیت‌های استعداد درون شرکت و همچنین شکاف‌های استعدادی را در نظر بگیرید. کارکنانی را که فکر می‌کنید راهبران بالقوه هستند بدون داشتن پیش‌فرض شناسایی کنید. برای صحبت با کارمندان و بررسی چشم‌انداز آن‌ها از نظر آینده کاری و نقش‌های مورد علاقه‌شان زمان صرف کنید. این مسئله به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا کارمندان دوست دارند در آینده نزدیک شرکت را ترک کنند یا این‌که می‌توانید به آن‌ها برای مدتی طولانی اعتماد کنید.
2- سوگیری‌های ذهنی خود را کنار بگذارید
با رفتن به سمت «انتخاب واضح» اشتباه نکنید. آگاه باشید که شما یک انسان هستید و به‌همین ترتیب، سوگیری‌های خاص خود را دارید. این نکته را بررسی کنید که آیا افراد پیشتاز برای موقعیت‌های خاص بنابر دلایل منطقی انتخاب شده‌اند و یا به دلیل اثر هاله‌ای انتخاب شده‌اند. هرگز بقیه کارمندان مستعد را به‌دلیل آن‌که از قبل شخص دیگری را برای یک جایگاه احتمالی انتخاب کرده‌اید از گزینه‌های خود خارج نکنید. صرف‌نظر از عنوان فعلی کارکنان، به دنبال کارمندانی باشید که مهارت‌ها و نگرش لازم را به بهترین نحو ممکن برای نقش جدید از خود نشان می‌دهند.
3- ارتباط برنامه‌ریزی جانشینی با کارمندان – کارمندان را در جریان بگذارید
مانند بسیاری از جنبه‌های مختلف کسبوکار، برقراری ارتباط می‌تواند استراتژی جانشین‌پروری را بسیار روان‌تر پیش ببرد. هنگامی‌که جانشین یک موقعیت معین در شرکت خود را شناسایی کردید، برنامه‌های خود را با او و دیگران نیز به اشتراک بگذارید. طبق تحقیقات انجام شده در این زمینه، حدود 25درصد از کارمندانی که در صف تصاحب یک کسبوکار کوچک هستند، نمی‌دانند که انتخاب شده‌اند.
کارمندی که نمی‌داند برای یک موقعیت شغلی انتخاب شده است، تصور می‌کند که در کسبوکار شما هیچ پیشرفتی نخواهد داشت. بنابراین شاید به‌دنبال یافتن فرصت‌های بهتر در فکر عوض کردن کار خود باشد. در این‌صورت ممکن است برای آن‌که به او بگویید چه برنامه‌ای دارید، دیر شده باشد.
لازم است که به جانشین مشخص شده اطلاع دهید او یک نامزد بالقوه است، یا در آینده برای او نقشی را مورد نظر دارید. شما می‌توانید این‌کار را بدون دادن قول قطعی به کارمند خود نیز انجام دهید. از این فرصت می‌توانید برای اطمینان خود از این‌که آیا کارمند شما به ادامه کار و یا تغییر موقعیت خود علاقه‌مند است یا نه، استفاده کنید. کارمندان شما ممکن است از موقعیت فعلی خود راضی باشند. از سوی دیگر، این‌که به آنان بگویید چه اندازه برای شما مهم و قابل اتکا هستند، ممکن است باعث شود به آن‌ها احساس ارزشمند بودن بدهید و درنتیجه مشارکت بیشتری داشته باشند.
4- اطمینان حاصل کنید که کارکنان می‌دانند برای پیشرفت چه چیزی از آن‌ها می‌خواهید
هنگامی‌که به یک کارمند اطلاع دادید که معتقدید پتانسیل بالایی دارد، کار دشواری برای آن کارمند آغاز می‌شود. لازم است تا با آن‌ها بتوانید طرحی را ترسیم کنید که کمک می‌کند مهارت‌ها و نقاط قوت خود را توسعه دهند. باید برای آن‌ها مشخص کنید که کجا باید پیشرفت کنند و شرکت چه کاری می‌تواند برای کمک به آن‌ها انجام دهد. مطمئن شوید که به‌طور منظم برای ملاقات با کارمندان خود برنامه‌‌هایی دارید تا پیشرفت آن‌ها را پیگیری کنید و به آن‌ها ایده روشنی از آن‌چه که انتظار دارید، ارائه دهید.
5- ارائه آموزش و توسعه به کارمندان را فراموش نکنید
کارمندی که عملکرد درست و متناسبی دارد، لزوماً مهارت‌های لازم برای راهبری یک تیم را ندارد. پس لازم است شما در تهیه ابزار مناسب، آموزش و توسعه برای پرورش ویژگی‌های راهبری کوشا باشید. به این ترتیب، قبل از این‌که آن‌ها واقعاً به موقعیت خود برسند، یک راهبر قوی و بامهارت خواهید داشت. تا جایی که می‌توانید برای کارمندان خود مربی خوبی باشید و حمایتی را که برای موفقیت نیاز دارند به آن‌ها ارائه دهید.
6- روند انتخاب را منصفانه نگه دارید
این‌که به‌عنوان یک کارفرمای غیرمنصف شهرت پیدا کنید، به‌هیچ وجه خوشایند نیست. ممکن است برنامه جانشینی دقیقی در دست خود داشته باشید. اما اگر کارمندان شما احساس کنند که در انتخاب خود سوگیری داشته‌اید، یا این‌که به شخص خاصی نقشی سپرده شده است که شایستگی کافی برای آن را نداشته باشد، روحیه جمعی را دچار آسیب می‌کند.
قبل از این‌که موقعیت یک کارمند را ارتقا دهید، به کارمندان خود اعلام کنید که یک فرصت شغلی وجود دارد. این کار به سایر اعضای تیم اجازه می‌دهد تا خود را مطرح کنند. از طریق این فرایند، ممکن است فردی را بیابید که برای این نقش مناسب‌تر باشد. پس بهتر است همین حالا او را بشناسید و طرح جانشینی خود را تغییر دهید تا این‌که تنها برای پایبندی به برنامه خود به کارمند اشتباهی پیشنهاد ارتقا دهید.
7- کارمندان برتر و دارا بودن پتانسیل بالا را یکسان ندانید
درک این مفهوم می‌تواند دشوار باشد، اما کارمندان برتر همیشه کارمندانی با پتانسیل بالا نیستند. هنگام ایجاد برنامه خود، به یاد داشته باشید که عملکرد متناسب در یک زمینه همیشه به این معنی نیست که آن‌ها پتانسیل مدیریت یا راهبری دارند. طبق یک منبع، تنها 15درصد از افرادی که عملکرد خوبی دارند، احتمالاً راهبران مؤثری نیز هستند. کارمند خوب بودن و پتانسیل بالا داشتن به یک معنا نیستند.
به‌جای این‌که فقط به افراد برتر نظر داشته‌باشید، یک دقیقه به سایر کارمندان خود فکر کنید – آن‌هایی که همیشه در اوج نیستند اما توانایی طبیعی زیادی برای ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به دیگران دارند. به‌دنبال کارمندانی باشید که به تلاش خود ادامه می‌دهند و در پی راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات پیچیده هستند.
8- بدانید که با مقاومت و ناراحتی مواجه خواهید شد
بسیار محتمل است زمانی که طرح جانشینی شما وقتی به‌طور عمومی اعلام می‌شود، در بین همه محبوب نباشد. برخی از کارمندان احساس می‌کنند که نادیده گرفته شده‌اند و برخی با تصمیمات خاص یا ارتقای افراد خاص به یک موقعیت خاص به‌طور مخالف هستند. انتظار درجه‌ای از مقاومت یا ناراحتی را داشته باشید، اما مطمئن شوید که شما نیز انعطاف لازم را دارید. بهترین کار این است که کارمندان را تشویق کنید به‌جای این‌که اجازه دهند این احساسات شدیدتر شود، برای ابراز نارضایتی‌ها نزد شما بیایند.
9- در ایفای نقش مدیریت، انعطاف‌پذیری ضروری است
همان‌طور که در نکته شماره شش به آن اشاره شد، طرح جانشینی شما نباید روی سنگ حک شده باشد. پس انعطاف‌پذیر باشید. هیچ قراردادی نوشته نشده است و هیچ قطعیتی در کسبوکار وجود ندارد. در حالی که داشتن یک برنامه جانشین‌پروری، استراتژی بسیار مؤثری است و ذهن شما را آسوده می‌کند، شرایط ممکن است شما را مجبور کند تا به‌نحو دیگری عمل کنید. اگر عملکرد یک کارمند دچار آسیب شود، ممکن است لازم باشد در برنامه تجدید نظر کنید. اگر یک کارمند جدید به شرکت ملحق شود و مشاهده کردید که پتانسیل بالایی دارد، ممکن است بخواهید تغییراتی در برنامه خود ایجاد کنید. فقط به‌یاد داشته باشید که نسبت به همه افراد منصف و محترمانه رفتار می‌کنید و هرگز قول‌هایی ندهید که نمی‌توانید به آن‌ها عمل کنید.
10- برنامه جانشینی خود را به‌طور منظم مرور کنید
رسیدن به یک استراتژی جانشین پروری اثربخش، کاری نیست که یک‌باره انجام شود. کسبوکارهای مدرن، چابک هستند و ما در یک محیط تجاری پرشتاب زندگی می‌کنیم، بنابراین باید به‌طور منظم درباره استراتژی خود بحث و ارزیابی کنید. زمان‌های ثابتی را در سال برنامه‌ریزی کنید تا برنامه جانشینی خود را مجدداً بررسی کنید و مشخص کنید که آیا هنوز هم بهترین برنامه ممکن هستند یا خیر. انجام منظم این کار در دراز مدت باعث صرفه‌جویی در وقت و جلوگیری از ناامیدی شما می‌شود.
پاسخ‌ها