درک اصول و مبانی سیستم مدیریت مالی

سیستم‌‌های مالی اتوماتیک شرکت‌ها
اطلاعاتی در رابطه با سیستم‌های مالی اتوماتیک شرکت‌ها و سازمان‌ها
نوامبر 3, 2021
تاب آوری و رهبری سازمانی
‌تاب‌آوری‎‌‌‌ سازمانی و رهبری
نوامبر 8, 2021
نمایش همه

درک اصول و مبانی سیستم مدیریت مالی

اصول و مبانی سیستم مدیریت مالی

درک اصول و مبانی سیستم مدیریت مالی از موضوعات حیاتی است که امروزه باید بیشتر مورد توجه مدیران سازمان‌ها قرار گیرد. ما در این مقاله سعی کردیم نگاهی به این اصول داشته باشیم و مقالات مرتبط را نیز به شما معرفی کنیم.

مقدمه

دنیای در حال تغییر نیازمند روش‌های جدیدی برای کار کردن به شیوه‌ای هوشمندانه، سریع و زیرکانه است. هیچ مسئله‌ای مهم‌تر از مسائل مالی نیست. از طریق تامین داده و هوش مصنوعی قدرتمند، یادگیری ماشین و قابلیت‌های تجزیه و تحلیل بهتر سازمان‌های مالی جهانی در حال دگرگونی هستند تا بتوانند تصمیمات تجاری بیشتر و بهتری اتخاذ کنند. در این مطلب، به تغییر عملکردهای مالی، اطلاعاتی در رابطه با سیستم‌های مدیریت مالی و اینکه چگونه وجود سیستم مناسب می‌تواند به شرکت‌ها در سازگاری با جهان در حال تغییر و شناسایی فرصت‌های تجاری جدید کمک کند، می‌پردازیم.

چرا وجود سیستم مدیریت مالی مدرن برای یک سازمان یا شرکت اهمیت دارد؟

موفقیت مالی یک شرکت با پشتوانه مالی و گروه مالی که مسئولیت اتخاذ تصمیم‌های بهتر و مناسب‌تر را برای شرکت از طریق آنالیز داده‌ها و یا ارائه وضعیت بازار سهام برای خلق استراتژی‌ها بهتر به سهامداران ارائه می‌دهد، همراه است. برای اینکه مسائل مرتبط به حوزه مالی موفقیت‌آمیز باشند باید به دو مسئله، دسترسی آسان به داده‌ها و اطلاعات جاری مالی و کارکنان و توانایی جمع‌آوری منابع مختلف و آنالیز چند بعدی داده‌ها توجه کرد. داده‌های غیرمالی همچون اطلاعات سیستم عملیاتی شرکت، زمینه بهتری را برای دستیابی به اعداد و بینش عمیق‌تر در رابطه با محرک‌های عملکرد مالی ایجاد می‌کنند. به این ترتیب، با این قابلیت سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند تصمیمات و برنامه‌های موثرتری برای آینده خود اتخاذ کنند.

چگونه تکنولوژی و فناوری می‌تواند بر  سیستم یا فرآیند مالی شرکت تاثیرگذار باشد؟

یک سیستم مالی عالی با موارد و عواملی که نمی‌توان آنها را دید آغاز می شود. وجود فناوری اصولی برای مدیریت بهتر معاملات، گزارش‌ها، تجزیه و تحلیل مسائل مالی در یک مکان می‌تواند باعث شود تیم مالی بتواند به برنامه‌ریزی، معامله، آنالیز و گزارش داده‌ها بدون خروج  از سیستم مالی بپردازد. سیستم مدیریت مالی مبتنی Cloud به دسترسی اعضای تیم به کلیه این اهداف کمک می‌کند. در ضمن، با وجود گردش اتوماتیک فرآیندهای تجاری در سیستم می‌توان به اصلاح و یا خلق فرآیندهای جدید هم راستا با تغییرات یا مقررات صنعتی پرداخت. وجود امنیت برای داده‌ها، تراکنش‌ها، پردازش و برنامه‌ها می‌تواند دسترسی و نظارت بر تغییرات را آسان کند. به زبان ساده و خلاصه باید گفت که سیستم مدیریت مالی در دنیای تغییر یافته امروز باید مواردی همچون موارد زیر را ارائه کند:

  • ارائه تصویری کامل، دقیق و واقعی از کسب و کار و تجارتان
  • تجهیز کردن رهبران به بینش‌های تجاری مناسب و مرتبط
  • فرآیند پذیرش تغییرات سازمانی و ارائه تغییرات بدون هیچگونه مشکل و اختلالی

می‌توانید مقاله مرتبط اطلاعاتی در رابطه با سیستم‌های مالی اتوماتیک شرکت‌ها و سازمان‌ها را نیز مطالعه کنید.

چالش‌های دنیای امروز گروه‌های مالی

امور مالی دنیای امروز باید بتواند بینشی فراتر از اطلاعات دفتری سیستم‌های قدیمی ارائه دهند. متاسفانه، اغلب گروه‌های مالی با مشکل عدم ارائه داده‌ها به شیوه مدرن دست و پنجه نرم می‌کنند. هنوز هم گروه‌های مالی زیادی وجود دارند که مشغول انجام کارهای سنتی و معاملاتی هستند و زمان زیادی از روز را صرف جمع‌آوری داده‌ها و  آنالیز آنها می‌کنند. متاسفانه، سازمان‌های زیادی داده‌های ضروری و ارزشمند خود را درون سیستم‌های قدیمی نگهداری می کنند. به همین علت، آنها نمی‌توانند به داده‌های خود در سریع‌ترین زمان ممکن برای مدلسازی یا پیش‌بینی‌های لازم دسترسی پیدا کنند. رهبران مالی در جهان به دلیل سرعت بالای تغییرات در حوزه فناوری و تکنولوژی با خطرات زیادی همچون نگرانی‌های مربوط به حوزه حریم داده‌ها و یا امنیت سایبری یا حتی شرایط نامشخص اقتصادی و بی‌ثباتی بازارهای مالی روبرو هستند.

نحوه کارکرد سیستم‌های سنتی مدیریت مالی

سیستم قدیمی مدیریت مالی با هدف ساده‌سازی حسابداری به منظور پشتیبانی ساده از گزارشات مالی طراحی شده است. این فرآیند به دلیل سنتی بودن دشوار و خطی بوده و از طریق ثبت معاملات زیر مجموعه آغاز شده و سپس با ارسال اطلاعات به دفتر کل پایان می‌یابد. از آنجایی که فرآیند حسابداری همراه با حذف جزئیات زیر مجموعه است. سیستم‌هایی که به این شکل طراحی شده‌اند تنها به پشتیبانی گزارش‌های مالی براساس نحوه پیکربندی بخش حسابداری می ‌پردازند. به همین علت، سازمان ها برای فراهم کردن بینش غنی‌تر و گزارش مدیریتی بهتر به اطلاعاتی در رابطه با داده‌هایی همچون بازارهای حراج یا انبارها، راه‌حل های هوشمندانه تجاری و ابزارهای گزارشی نیازمند هستند، اما با وجود سیستم نابرابر حسابداری، تقویت، اصلاح، خرید، درآمد، موافقت و دیگر عملکردهای مرتبط به حوزه مدیریت مالی پیچیده می‌گردد.

تفاوت سیستم‌های مدیریت مالی Cloud Based

هنگامی که شما کلیه سیستم‌های مالی خود را بر فضای ابری “Cloud”  وارد می‌کنید، کلیه تراکنش‌های مالی شما که شامل خرید و فروش شرکت و سازمان است را بر فضای ابری وارد کرده‌اید. به همین علت، پس از ثبت کلیه تراکنش‌ها می‌توانید آنها را همچون بک آپ یا پشتیبانی برای تیم مالی خود ارسال کنید. به این ترتیب، گروه مالی شما در زمان واقعی به اطلاعات تجاری کسب‌وکارتان دسترسی پیدا کرده و از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری بهتر استفاده می‌کند.

چرا داده‌های زمان واقعی در مبحث مدیریت مالی اهمیت دارند؟

هر روزه حجم عظیمی از داده‌ها در سازمان‌ها جریان دارند. به همین علت، هنگامی که شرکت به استفاده از این داده‌ها و آنالیز موثر داده‌ها می‌پردازد، می‌تواند تصمیمات بهتر و سریع‌تری را براساس داده‌ها و متناسب با اهداف خود اتخاذ کند. به عنوان مثال، شرکت‌ها می‌توانند از طریق ارائه داده‌ها به اطلاعاتی همچون اینکه چه مشتریانی در زمان واقعی سوددهی زیادی دارند، دست یابند. در واقع، مدیران و رهبران کسب‌وکارها می‌توانند از داده‌ها برای افزایش جریان درآمد شرکت بهره ببرند. در حقیقت، آنالیز پیشرفته داده‌ها می‌تواند پیش بینی مسائل مالی آتی همچون درآمد آتی شرکت را دقیق‌تر و بهتر ارائه دهد.

مدیران و رهبران کسب‌وکارها برای اینکه بتوانند داده‌ها را در زمان واقعی بررسی کنند باید با داده‌ها تعامل داشته باشند تا متوجه عملکرد محرک‌ها شوند. به دلیل اینکه اغلب مدیران اجرایی تصویر لحظه ای از تجارت در زمان واقعی دریافت می‌کنند می‌توانند به مهمترین معیارها در کسب‌وکار خود توجه داشته باشند. کار با داده‌های زمان واقعی به معنای این است که هیچ سورپرایزی در پایان دوره وجود نخواهد داشت. به این ترتیب، سریع‌تر و راحت‌تر می‌توان کنترل شرایط در حال تغییر را برعهده گرفت.

عملکرد مالی شرکت‌ها چگونه بازتعریف می‌شود؟

در دنیای امروز که ارتباطات بخش مهمی از آن را به خود اختصاص می‌دهند، رهبران مالی در شرایط سخت و بی‌رحمانه‌ای قرار دارند. اخبار مرتبط به حوزه مالی و شایعات بازارهای فروش سریعا در جهان پخش می‌شود. مدیران انتظار دستیابی به منابع مالی پول‌ساز و سوددهنده را دارند پس ریسک کرده و فرصت‌های جدیدی را خلق می‌کنند تا بتوانند از نوسانات اقتصادی در امان باشند. هر چند، در حال حاضر اغلب شرکت‌ها قادر به ارائه این بینش‌ها برای عملکرد مالی خود نیستند. متاسفانه، تلاش‌های زیادی هم برای تغییر عملکردهای مالی انجام نگرفته است. حتی نمی‌توان گفت تکنولوژی و فناوری به بهبود عملکردهای مالی کمک زیادی کرده است. بنابراین، ضروری است از تکنولوژی و فناوری برای بهبود برنامه‌های استراتژیک و عملکردهای مالی سازمان ها استفاده شود.

کلید ارزیابی سیستم مدیریت مالی Cloud Based چیست؟

هر سیستم مدیریت مالی باید بتواند شما را از بخش مدیریت کنترل‌ها و معاملات مالی به تنهایی به سمت  ارائه بینش واقعی که بتواند تجارت شما را متحول سازد، ببرد.  ارائه یک سیستم واحد مبتنی بر Cloud  کلیه فرآیندهای مالی و رویکردهای مالی را دوباره براساس سیستم زیر تصویرسازی می‌کند:

  • هدایت کسب‌وکار با استفاده از یک بینش واقعی

در واقع، باید سیستم مبتنی بر Cloud بر مدل داده اشیا و در زمان واقعی ثبت شود تا بتواند از فرآیندهای اساسی پشتیبانی کرده و تیم‌های مالی را تقویت کند.

  • برنامه‌ریزی و آماده‌سازی برای کارهای بعدی

معاملات مالی و منابع انسانی را باید با عملکرد گزارش و برنامه‌ریزی ترکیب کرد، سپس داده‌های محرک را حذف کرده و یک برنامه تکراری و کارآمد براساس داده‌های معاملاتی واقعی ایجاد کرد.

  • مدیریت فعالانه و موثر ریسک و تهدیدهای مالی

شرکت‌ها می‌توانند مدیریت، نظارت و پیکربندی کنند و همچنین وظایف جداگانه ای برای کارکنان بخش مالی شرکت خود تعیین کنند. به این ترتیب، تقلب و ریسک در سازمان ها کاهش پیدا می‌کند.

  • پذیرش تغییر

تغییرات همواره بخشی ثابت از زندگی به حساب می‌آیند. به همین علت، پس از پذیرش سریع تغییرات می‌توان برنامه‌ریزی‌های بهتری برای بخش‌های مختلف اتخاذ کرد.

جمع‌بندی

لازم است مدیران و رهبران با افزایش اطلاعات خود در رابطه با فناوری و تاثیرات آن بر کسب‌وکارها و سیستم های مالی به تبدیل تهدیدها به فرصت‌ها بپردازند. به این ترتیب، می‌توانند با بینشی دقیق و سریع به تصمیم‌گیری سریع‌تر و بهتر در رابطه با مسائل مختلف همچون مسائل مالی بپردازند. وجود یک سیستم مدیریت مالی بر پایه فناوری و تکنولوژی و استفاده از بهترین نرم افزارهای مدیریت مالی امکان پیشرفت و رشد شرکت‌ها را به صورت استراتژیک و با برنامه‌های از پیش تعیین شده فراهم می‌کند.

منبع

چنانچه مقاله مبانی سیستم مدیریت مالی ما را پسندید، مقاله چرا نوآوری در سیستم مالی کلید تحول مالی است نیز می‌تواند در این حوزه مفید باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *