آیا برنامه جانشینپروری شما در دوران کرونا با مشکل مواجه شده است؟
اهمیت برنامه جانشینپروری
برنامه جانشینپروری طرحی است که زمانیکه می‌خواهید برای خود جانشینی تعیین کنید و یا به فکر انتخاب مدیر و رهبر آتی شرکت‌تان هستید، به آن نیاز دارید. ما در این مقاله، به دلایل و علت‌هایی که باعث اهمیت انتخاب جانشین مخصوصا در شرایط سخت کووید ۱۹شده‌اند، اشاره می‌کنیم. در ضمن، به اطلاعاتی در رابطه با تنظیم وصیت‌نامه و وکالت‌نامه برای آینده کسبوکار و یا زندگی شخصی‌تان و همچنین به آمادگی برای داشتن یک برنامه جانشینپروری نیز می‌پردازیم.
آیا صاحبان کسب‌و‌کارها و مدیران باید وکالت‌نامه‌ای برای انتخاب جانشین خود تعیین کنند؟
در حالی که هنوز تاثیرات ویروس کووید ۱۹ناشناخته است، اما ما در حال سپری‌کردن تغییراتی که همراه با این شرایط رخ داده و باعث عدم قاطعیت زندگی بیش از گذشته شده هستیم. تعجبی ندارد که ما در حال تلاش برای درک تاثیرات این ویروس بر زندگی روزمره خودمان با ناآرامی و ترس زیادی هم همراه باشیم. داشتن برنامه‌های قوی و مداوم در حوزه جانشینپروری برای مدیریت و رهبری باعث می‌شود بتواند تاحدی امنیت و دیدگاه مثبتی را در این شرایط نامشخص و سخت حفظ کند.
درباره برنامه جانشینپروری بیشتر بخوانید: برنامه‌ریزی جانشینی شرکت‌های موفق
من یک کسبوکار دارم، باید چه چیزهایی را باید در نظر داشته باشم؟
در ابتدا، شما باید بدانید داشتن برنامه جانشینپروری برای کلیه کسب‌و‌کارها امری ضروری و مهم است. همه‌گیری ویروس کووید ۱۹باعث اهمیت اطمینان از مدارک مرتبط به حوزه کسبوکار شده است. برنامه‌های جانشینی هم جز این موارد هستند. در صورتی که مدیر یا صاحب کسبوکار فوت کند، ناتوان شود و یا دچار ورشکستگی به صورت موقت و دائمی شود وجود برنامه جانشینی بیش از گذشته مهم و ضروری تلقی می‌شود.
علاوه بر این، کسب‌و‌کارها و تجارت‌ها باید درباره این مسئله که وضعیت سهام‌ها و توافقنامه‌های قبلی آنها در حوزه تجارت و مشارکت مطابق گذاشته باقی بماند هم اطمینان حاصل کنند. به همین خاطر، علاوه بر داشتن برنامه‌ها و اسناد جانشینی مناسب، کسب‌و‌کارها باید درباره وجود برنامه‌هایی در حوزه مدیریت بحران هم آمادگی داشته باشند تا بتوانند در صورت رخداد شرایط بحران از کسبوکار خود محافظت کنند. در کل سه برنامه برای مدیریت بحران نیاز است. این سه برنامه شامل مراحل زیر هستند:
- وجود برنامه‌ها و اقدامات ضروری برای از بین‌بردن و یا کاهش شیوع ویروس کرونا در محیط کار
- داشتن برنامه‌های احتمالی برای اطمینان از این که کسب‌و‌کارها می‌توانند در صورت قرنطینه‌شدن کارکنان و یا حال بد آنها همچنان به فعالیت تجاری خود ادامه دهند.
- داشتن برنامه‌هایی برای اینکه مشخص شود چه کسی در صورت رخداد شرایط بحرانی و بیمار شدن و یا ناتوان شدن صاحب کسبوکار و یا مدیر می تواند به اتخاذ تصمیمات مهم تجاری بپردازد.
- خلق مکانیزم‌هایی برای اطمینان از داشتن اطلاعات و داده‌ها برای انجام کارهای تجاری اساسی و روزمره (مثل دسترسی به رمزهای عبور، اطلاعات برای دسترسی به حساب‌های بانکی، نحوه پرداخت حقوق و دستمزد و غیره)
آیا صاحب کسبوکار و مدیران باید وکالت‌نامه‌ای برای کارهای تجاری خود تعیین کنند؟
در حقیقت، توصیه می‌شود کلیه تصمیم‌گیرندگان اصلی کسب‌و‌کارها و تجارت‌ها نظیر معامله‌گران انحصاری، مدیران، شرکا و غیره وکالت‌نامه‌ای برای افرادی منتخب که بتوانند به تصمیم‌گیری درباره مسائل حقوقی و مالی مختلف در صورت نیاز بپردازند، تنظیم کنند. البته بد نیست بدانید، این وکالت‌نامه اجازه نمی‌دهد کسی از طرف شما به عنوان مدیر یک شرکت تصمیم‌گیری کند. بلکه این وکالت‌نامه مدرکی است که به افراد کمک می‌کند در شرایط سخت و بحرانی فردی بتوانند به راحتی نقش یک مدیر و رهبر را حتی در مدت زمان کمی برعهده داشته باشد. به همین علت، پیشنهاد می‌شود وکالت‌نامه‌ای برای افراد امین، مسئول و زیرک کسب‌و‌کارتان تنظیم کنید تا در شرایط بحرانی بتوانند وضعیت عادی و نرمال کسبوکار را حفظ کند و مانع ورشکستی تجاری شما شوند.
برنامه‌ریزی‌های من در حوزه دارایی و مالی به روز نیست. باید چه اسنادی را به‌روزرسانی کنم؟
داشتن یک برنامه در حوزه مالی و دارایی بیش از داشتن یک وصیت‌نامه اهمیت دارد. در این بخش به بعضی از مدارکی که باید زودتر از مدارک دیگر آنها را به روز‌رسانی نمایید، اشاره می‌کنیم.
. وصیت‌نامه
هنگامی که شما وصیت‌نامه‌ای برای خود تعیین می‌کنید، مشخص می‌کنید چه دارایی‌هایی را باید مطابق با خواسته خود و طبق وصیت‌نامه خود به دیگران انتقال دهید. در واقع، وصیت‌نامه می‌تواند از ایجاد تنش‌های غیر ضروری و مشکلات حقوقی که در رابطه با دارایی‌ها و املاک ممکن است برایتان رخ دهد جلوگیری کند. شما باید در وصیت‌نامه خود علاوه بر دارایی‌ها خواسته‌هایتان را هم منعکس کنید.
. مسائل مرتبط به حوزه بازنشستگی
اجرای مسائل مرتبط به حوزه فوت و مرگ یکی از عواملی است که باعث می‌شود برنامه ها طبق خواسته‌های شما پیش رود. اگر مطمئن نیستید که مدارک شما به درستی در این حوزه تنظیم شده باشند حتما از یک مشاور امین کمک و مشاوره بگیرید. البته، شما باید در رابطه با مسائل حوزه بازنشستگی خود هم فکر کنید.
. وکالت‌نامه طولانی مدت
این وکالت‌نامه به شخص دیگر اختیار اینکه درباره امور و مسائل حقوقی و مالی شما تصمیم‌گیری کند، را می‌دهد. و در صورتی که شما توانایی تصمیم‌گیری را در رابطه با این مسائل به تنهایی نداشته باشید می‌توانید از شخص منتخب کمک بگیرید. این مسئله در شرایط همه‌گیری کووید ۱۹ و قرنطینه شخصی باعث می‌شود شما متوجه شوید فرد مناسب و درست برای کسبوکار شما کیست.
.انتصاب سرپرست یا پشتیبان معتمد
تعیین قیم و یا سرپرست باعث می‌شود شخص دیگری از طرف شما بتواند درباره سلامت و شیوه زندگی‌تان تصمیم‌گیری کند. داشتن سرپرست دائمی و استفاده از راهنمایی‌های او بسیار مهم است. این مسئله به شما کمک می‌کند در شرایط بحران و خطر نظیر بستری‌شدن در بیمارستان بتوانید از کمک‌ها و یاری‌های فرد دیگری هم استفاده کنید. همچنین، در حین انتخاب سرپرست باید خواسته‌های خود را تا انتهای عمر در نظر داشته باشید و سرپرست خود را هم از این مسائل مطلع کنید.
.وجود جانشین‌هایی برای امانت‌ها و دارایی‌های خانوادگی
معمولا، دارایی‌هایی که تحت عنوان امانت خانوادگی شناخته می‌شوند در اختیار خانواده قرار می‌گیرند. حتی پس از مرگ شخص این دارایی‌ها همچنان درون خانواده نگهداری می‌شوند و شامل شرایط انتقال از طریق وصیت‌نامه نمی‌شوند.
در صورتی که نیازمند قرنطینه‌کردن خودمان هستیم و یا در فاصله اجتماعی به سر می‌بریم، چگونه باید اسناد ضروری را برای ارائه به مجموعه اداری جمع‌آوری کنیم؟
در حال حاضر مردم بسیاری در قرنطینه به سر می‌برند و یا فاصله‌گذاری اجتماعی را تمرین می‌کنند. این مسئله باعث می‌شود افراد نتوانند طبق روال عادی اسناد مورد نیاز خود را با توجه به قوانین و پروتکل های سخت و جدید اجرا نمایند. اگر به دلیل وجود همه‌گیری ویروس کووید ۱۹شما هم مجبور هستید در قرنطینه به سر ببرید باید وصیت‌نامه خود را در حضور دو شاهد مستقل امضا کنید. البته پیشنهاد می‌شود قبل از این کار مسائلی مثل موارد ذیل را در نظر بگیرید:
- شما پس از امضای وصیت‌نامه خود در واقع یک وصیت‌نامه غیر‌رسمی تنظیم می‌کنید.
- شما بیانیه‌ای تهیه کرده و آن را امضا می‌کنید. در این بیانیه دلایل عدم اجرا و حضور خود را بازگو می‌کنید و خواسته‌ها و مقاصد خود را از تهیه این سند ارائه می‌دهید.
- در صورت امکان می‌توانید کلیه مراحل فوق را در حضور یک مشاور حقوقی و یک کنفرانس ویدئویی انجام دهید.
- باید پس از اتمام دوران قرنطینه شخصی خود سریعا وصیت‌نامه را به صورت رسمی امضا کرده و آن را اجرایی کنید.
- وکالت‌نامه و قرارهای مربوط به حوزه سرپرست دائمی باید در حضور وکیل واجد شرایط و یا دیگر شاهدان امضا شوند. شما نمی‌توانید این اسناد را به صورت دیگری اجرا کنید. بنابراین، باید با دقت لازم این اسناد را تنظیم کرده و اجرا نمایید.
حتما نکات و موارد ذکر شده را رعایت کنید تا از ایجاد هرگونه مشکل و خطایی جدا خودداری کنید. تنظیم وصیت‌نامه، انتخاب مدیر و جانشین آتی برای آینده کسب‌و‌کارها مخصوصا در شرایط اضطراری و بحرانی همه‌گیری کووید ۱۹ بسیار ضروری و لازم است. پس به دقت این مسئله را در نظر داشته باشید و برای آن چاره‌ای بیندیشید.
چنانچه هنوز برنامه جانشینپروری برای کسبوکار خود ندارید، می‌توانید در دوره مدیریت کسبوکارهای خانوادگی ما شرکت کنید.
پاسخ‌ها