اطلاعاتی در رابطه با سیستم‌های مالی اتوماتیک شرکتها و سازمان‌ها
در دنیای رو به رو رشد امروز، اغلب سازمان‌ها و شرکتها در حال بررسی و تغییر سیستم‌های مالی خود هستند و مباحث سیستم‌های مالی اتوماتیک شرکتها و سازمان‌ها در این عرصه ظهور کرده‌اند. در این مقاله به بررسی این سیستم‌های مالی خودکار و مزایای آنها برای مدیریت بهتر شرکتها و سازمان‌ها میپردازیم.
مقدمه
در سال‌های اخیر، پیشرفت‌هایی که در حوزه فناوری رخ داده از حیطه امور مالی و حسابداری فراتر نرفته است. برعکس، مسائل مالی و حسابداری نقش مهمی در تغییر پویایی کسبوکارها وایفا کرده‌اند. در ضمن، اغلب سازمان‌ها و شرکتها در حال بررسی تغییر سیستم‌های مالی خودکار خود برای مدیریت بهتر فرآیندهای پیچیده هستند. سیستم‌های مالی خودکار می‌توانند فرآیندهای پیچیده را ساده کنند و بدین صورت به سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف کلی کمک کنند. به این ترتیب، در زمان و هزینه شرکتها و کسب‌وکارهای مختلف صرفه جویی زیادی خواهد شد. در حال حاضر، دلایل مختلفی برای اینکه کسبوکارها از فرآیندهای دستی به سیستم‌های مالی اتوماتیک و خودکار روی آورند، وجود دارد. از جمله این دلایل می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- وجود آیین‌نامه‌ها و مقررات جدید و نوظهور
- تکنولوژی و فناوری در حال پیشرفت و تکامل یافته
- رشد و پیشرفت شرکتها و سازمان‌ها
به طور کلی، باید گفت به دلیل وجود مزایای فراوان اتوماتیک‌سازی و خودکار کردن سیستم های مالی، احتمال اینکه شرکتها و کسبوکارها به این سمت پیش روند زیاد است. حالا بیایید نگاهی به مزایای و معایب اتوماتیک کردن سیستم‌های مالی داشته باشیم.
مزایای اتوماتیک سازی سیستم مالی سازمان‌ها
اتوماتیک کردن سازمان‌ها وشرکت‌ها می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا به نتایج زیر دست یابند:
- گردآوری سریع و جامع گزارش‌ها و ترازنامه‌ها
- حذف فرآیند طولانی مدت تطبیق دستی اطلاعات حساب‌ها
- کنترل و مدیریت بهتر جریان اطلاعات در کل شرکت و بیزینس
- راحت‌تر و ساده کردن ارتباطات موثر بین بخش‌های مختلف
- دسترسی فوری و آسان به اطلاعات و داده‌های مورد نیاز
- افزایش زمان آزاد کارکنان برای اختصاص دادن زمان خود به وظایف و کارهای دیگر
- کاهش خطاهای ناشی از ورود اشتباهات چندگانه
معایب احتمالی اتوماتیک‌سازی سیستم مالی سازمان‌ها
از آنجا که انجام هر کاری با معایبی همراه است، اتوماتیک‌سازی سیستم مالی سازمان‌ها هم با معایبی همراه خواهد بود. از جمله این معایب می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- نیاز به زمان و انرژی برای آموزش اعضای کلیدی سازمان همچون مدیران و کارکنان اصلی
- پرداخت هزینه آموزش و خرید نرم افزارهای مورد نیاز
- نگرانی‌های امنیتی بالقوه سیستم‌های مبتنی بر فضای Cloud
نحوه انتقال یک سیستم مالی خودکار و اتوماتیک در سازمان‌ها
اگر به این تصمیم رسیده‌اید که تغییر یک سیستم مالی خودکار حرکت مناسبی برای کسب و کار شما است، می‌توانید کار خود را با پنج مرحله شروع کنید. در ادامه به این مراحل اشاره می کنیم:
-
- شناسایی کارمندان اصلی که در این فرآیند مشارکت دارند. حتما افرادی که قرار است آموزش ببینند و افرادی که در انجام این مسیر کمک خواهند کرد را شناسایی کنید.
- حتما این مسئله که کدام فرآیند به سریع‌تر و ساده‌تر کردن سیستم مالی خودکار کمک می‌کند را مشخص کنید و حتما به این مسئله که هنوز می‌توان بعضی از فرآیندها را به صورت دستی انجام داد هم توجه داشته باشید.
- یک برنامه برای انجام سریع‌تر و بهتر این فرآیند تهیه کنید. سپس، در نظر بگیرید که کدام یک از کارکنان مناسب کمک به اجرای سریع‌تر و ساده تر این فرآیند است.
- برنامه خود را اجرایی کنید. سعی کنید، کارکنان خود را به سیستم جدید عادت دهید. اما، حتما به این موضوع که ممکن است مشکلاتی رخ دهد هم توجه داشته باشید. در ضمن، حتما بر اهمیت انتقال درست داده‌ها تاکید کنید.
- دائما نتایج در حال انجام را ارزیابی کنید. فراموش نکنید، شما می‌خواهید از اینکه فرآیند بدون هیچگونه مشکلی و همراه با راحتی اعضای تیم نسبت به تغییرات دیگر پیش روید، مطمئن باشد.
تغییر یک سیستم مالی دستی به یک سیستم خودکار می‌تواند مزایای قابل توجهی برای شرکت و یا کسبوکار شما داشته باشد. همچنین، اینکه کارکنان شما این فرآیند را یاد گرفته و خود را با آن سازگار کنند، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، صبر و حوصله زیاد است. داشتن یک برنامه اصولی و درست در این رابطه به شما اطمینان می‌دهد که سازمان شما از این فرآیند سود خواهد برد. در ضمن، شرکت و کسبوکار شما هم متناسب با جدیدترین فناوری‌ها پیش خواهد رفت که نتیجه این کار برای کسبوکار و نام تجاری شما مثبت و سودمند است.
در صورت علاقه به سیستم‌های مالی اتوماتیک شرکتها و سازمان‌ها، مقاله چرا نوآوری در سیستم مالی، کلید تحول است را نیز مطالعه کنید.
پاسخ‌ها